Pani Karolina od kilku miesięcy jest zatrudniona u nowego pracodawcy. Pracodawca wypłaca wynagrodzenie na czas, w wysokości zgodnej z zawartą z panią Karoliną umową. Podczas wizyty w przychodni pani Karolina dowiedziała się jednak, że nie jest ubezpieczona i nie może korzystać z bezpłatnych usług medycznych. Zwróciła się do pracodawcy, aby tę sprawę wyjaśnić. Pracodawca stwierdził, że wszystko jest “w porządku”, a problem związany z nieopłacaniem składki zdrowotnej to pewnie “jakiś błąd ZUS”. Poza tym pracodawca stwierdził, że jest człowiekiem zajętym, więc nie ma w tej chwili czasu na zajmowanie się taką błahą kwestią. Podczas kolejnych rozmów zbywał panią Karolinę, nie stawiał się na umówione z nią spotkania, jednym słowem unikał jej. Pani Karolina zastanawia się jak w tej sytuacji doprowadzić do wyjaśnienia sprawy. Co, jeśli okaże się, że jednak są nieprawidłowości po stronie pracodawcy? Znając już podejście pracodawcy do wyjaśnienia tej sprawy, pani Karolina zastanawia się, jakie ma realne możliwości działania?
Doradca poinformował panią Karolinę, że zgodnie z ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, do obowiązków każdego pracodawcy należy zgłoszenie zatrudnionego pracownika do ubezpieczenia społecznego ZUS w ciągu 7 dni od momentu nawiązania z nim stosunku pracy.
Zdarza się jednak, że płatnik składek (którym jest pracodawca), pomimo takiego obowiązku, nie odprowadza należnych składek do ZUS lub odprowadza je w niższych niż powinien wysokościach. Sam fakt zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego oraz terminowe i w pełnej wysokości wypłacanie wynagrodzenia, nie oznacza niestety, że pracodawca odprowadza wymagane składki do ZUS, dokładnie tak jak to miało miejsce w przypadku pani Karoliny. Co można zrobić w takiej sytuacji?
Podzielmy działania, które może podjąć pani Karolina na kilka etapów. Jeśli pani Karolina będzie je realizować po kolei, jest duża szansa, że doprowadzi do skutecznego rozwiązania swojego problemu:
1. Jeżeli pani Karolina podejrzewa, że na jej koncie w ZUS nie zostały zaewidencjonowane składki we właściwej wysokości, powinna w pierwszej kolejności (jeśli posiada taką możliwość), sprawdzić na Platformie Usług Elektronicznych ZUS, czy pracodawca zgłosił ją do ubezpieczeń i czy regularnie przekazuje wymagane składki. Może to zrobić za pomocą profilu zaufanego lub konta bankowego pod adresem internetowym: https://www.zus.pl/portal/logowanie.npi
2. Jeśli pani Karolina nie dysponuje dostępem do platformy ZUS lub po zalogowaniu się do niej, zauważy nieprawidłowości w odprowadzaniu składek (na przykład ich nieprawidłowa wysokość lub pojawiają się tam miesiące, w których składki nie zostały odprowadzone wcale), powinna bezpośrednio na piśmie zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o potwierdzenie zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz o potwierdzenie przez niego odprowadzania składek do ZUS (warto, aby poprosiła także o przedstawienie ich rozliczenia).
Gdy w przekazanej przez pracodawcę informacji nie będą wykazane wszystkie składki lub ich wysokość będzie nieprawidłowa, pani Karolina powinna na piśmie złożyć wniosek do pracodawcy o sprostowanie danych.
Pracodawca jest zobowiązany sprawdzić czy przekazał do ZUS prawidłowe dane i w terminie 60 dni od otrzymania wniosku pani Karoliny poinformować ją na piśmie o sposobie rozpatrzenia wniosku. W przypadku gdy pracodawca potwierdzi błąd w przekazanych do ZUS dokumentach lub jeśli nie przekazał wszystkich wymaganych dokumentów, powinien w terminie 30 dni od dnia przekazania pani Karolinie informacji o sposobie rozpatrzenia jej wniosku – dokonać korekty w ZUS.
3. Gdy jednak pracodawca stwierdzi, że:
a) dokumenty są poprawne i zostały przekazane do ZUS oraz, że była przekazana prawidłowa wysokość składek lub
b) odmówi sprostowania danych i ewentualnego skorygowania kwot składek lub
c) pracodawca nie istnieje,
to w celu wyjaśnienia wszelkich nieprawidłowości pani Karolina powinna zwrócić się bezpośrednio do ZUS składając reklamację.
Reklamację może złożyć:
– pisemnie za pośrednictwem poczty,
– bezpośrednio w jednostce ZUS, poprzez Platformę Usług Elektronicznych ZUS lub
– telefonicznie za pośrednictwem Centrum Obsługi Telefonicznej ZUS.
Do reklamacji powinny być dołączone wszystkie posiadane przez panią Karolinę dokumenty potwierdzające zatrudnienie (umowy, aneksy do umów, paski wynagrodzenia itp.). A także konieczne będzie również opisanie powodu samej reklamacji.
Istotne może być również załączenie dokumentów od pracodawcy, które pani Karolina otrzymała w odpowiedzi na wniosek o sprostowanie danych. A jeśli pracodawca odmówił lub nie uwzględnił wniosku to pani Karolina powinna napisać oświadczenie o tym, że taka sytuacja miała miejsce.
Postępowanie wyjaśniające powinno zostać zakończone przez ZUS w ciągu 3 miesięcy, a jeśli sprawa okaże się skomplikowana, nie powinno trwać więcej niż 6 miesięcy, liczonych od momentu złożenia przez panią Karolinę wniosku.
Gdy w trakcie postępowania wyjaśniającego okaże się, że pracodawca pani Karoliny nie odprowadzał składek, lub odprowadzał je w zbyt niskiej wysokości, ZUS wezwie go do uregulowania długu wraz
z odsetkami za zwłokę.
Jeżeli mimo to pracodawca nadal nie ureguluje składek pani Karoliny, to ZUS, jak również i ona sama mogą złożyć do prokuratury wniosek o podejrzenie popełnienia przestępstwa (z art. 218 § 1a. kodeksu karnego o naruszeniu praw pracownika wynikających z ubezpieczenia społecznego “Gdy pracodawca, jako płatnik składek, złośliwie lub uporczywie narusza prawa pracownika wynikające ze stosunku pracy lub ubezpieczenia społecznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2”
Ponadto pani Karolina może również złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy o naruszania przez pracodawcę obowiązku odprowadzania składek do ZUS czyli o naruszenie praw pracowniczych. W przypadku kontroli Państwowa Inspekcja Pracy może wezwać pracodawcę do zaprzestania naruszania praw pracownika. Ma również możliwość skierowania do pracodawcy wniosku o dokonanie zgłoszenia do ZUS lub powiadomić o naruszeniach ZUS i urząd skarbowy. Państwowa Inspekcja Pracy ma także prawo wydania decyzji o naruszeniu praw pracowniczych i nałożyć mandat lub skierować przeciwko pracodawcy powództwo do sądu pracy.
Podstawa prawna: Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 266, 321, 568, 695, 875, 1291, 2320) Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. kodeks karny (Dz. U. z 2020 r. poz. 1444,1517)
Autor: Maciej Popiołek
Porady Obywatelskie 