Pan Zbigniew od lat zajmuje się remontami mieszkań. Do tej pory zatrudniony był na umowę zlecenie w spółce budowlanej, ale od kiedy założył rodzinę, coraz trudniej było mu się dostosować do godzin pracy, wymaganych przez pracodawcę. Nigdy też nie mógł wziąć urlopu tak, żeby spędzić go razem z rodziną. Zdecydowali z żoną, że pan Zbigniew powinien zmienić formę zatrudnienia i założyć jednoosobową działalność gospodarczą. Pan Zbigniew umówił się na spotkanie z doradcą obywatelskim, żeby dowedzieć się więcej na ten temat.

Jednoosobowa działalność gospodarcza jest najprostszą formą prowadzenia własnego przedsiębiorstwa, przeznaczoną dla osób fizycznych. Samo założenie firmy nie jest trudne – można to zrobić w jeden dzień, nie wychodząc z domu, gdyż jej rejestracja może być dokonana on-line. 

Przedsiębiorca odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania firmy. Nie musi wnosić żadnego początkowego kapitału zakładowego i może prowadzić uproszczoną księgowość. W razie potrzeby ma możliwość zatrudniania pracowników, nawiązywania współpracy z innymi firmami, a także udzielania pełnomocnictwa, np. biuru rachunkowemu.

Z samym założeniem firmy nie wiążą się duże koszty, większość spraw można załatwić bezpłatnie. Natomiast zanim podejmie się ten krok, należy rozważyć, czy dochód w firmie będzie na tyle pewny i wysoki, żeby zapewnić sobie przychody niezbędne do życia. 

Utrzymanie firmy pociąga za sobą pewne stałe wydatki – trzeba je najpierw przeanalizować, opracować biznes plan, jak również powziąć wiedzę o wymaganiach prawnych związanych z prowadzeniem firmy, bez znajomości których można popaść w kłopoty finansowe.

Pierwszym krokiem do założenia działalności gospodarczej jest rejestracja firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) na formularzu CEIDG-1. Można to zrobić przez internet (adres: www.biznes.gov.pl), w banku lub odwiedzając najbliższy urząd gminy lub miasta. Rejestracja jest bezpłatna, a poprzez złożenie tego wniosku występuje się też automatycznie do urzędu skarbowego o wydanie NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) i REGONU do Głównego Urzędu Statystycznego (GUS). Jeżeli w momencie zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej, przyszły przedsiębiorca miał nadany wcześniej NIP, nie ulega on zmianie.

NIP jest niezbędny do celów podatkowych a numer REGON to podstawa w kontaktach z urzędem skarbowym czy Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Potrzebny jest też do rozliczeń oraz zawierania umów. REGON powinien też się znaleźć na wszystkich pieczęciach firmowych (tak samo jak NIP, adres i pełna nazwa firmy).

Podczas rejestracji firmy dokonuje się wyboru formy opodatkowania (ryczałt ewidencjonowany, podatek liniowy lub podatek na zasadach ogólnych). Jeśli przedsiębiorca zobowiązany jest do płacenia VAT – podatku od towarów i usług, powinien złożyć formularz VAT w urzędzie skarbowym. Niezależnie od wszystkiego, po zarejestrowaniu firmy warto udać się do urzędu skarbowego po informacje, jakie dokładnie zobowiązania podatkowe ciążą na przedsiębiorcy. 

W nazwie firmy powinno się znaleźć imię i nazwisko przedsiębiorcy, można tam też dodać nazwę usługi lub oferowanych towarów. Należy wskazać adres działalności, choć nie zawsze adres firmy jest wymagany (można wskazać brak stałego adresu wykonywania działalności gospodarczej), natomiast we wniosku powinien się obowiązkowo znaleźć adres do doręczeń.

Nowi przedsiębiorcy muszą obecnie obowiązkowo posiadać skrzynkę do e-Doręczeń i założenie jej będzie kolejnym krokiem w procesie rejestracji działalności gospodarczej. Firmy zarejestrowane w CEIDG przed 2025 rokiem będą miały obowiązek stosowania e-Doręczeń od 1 października 2026 roku.

Przy rejestracji trzeba też wybrać przeważający kod PKD (można wskazać więcej niż jeden) – kod ten określa zakres usług i branżę, w której specjalizuje się przedsiębiorca.

Rejestrując firmę przez internet – adres: www.ceidg.gov.pl, należy jako loginu użyć profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Konieczne jest przy tym otrzymanie urzędowego poświadczenia odbioru, gdyż jego brak może oznaczać, że tylko złożyliśmy wniosek, a rejestracja firmy się nie dokonała.

Zgłoszenie działalności gospodarczej na druku CEIDG-1 jest jednocześnie wnioskiem o rejestrację przedsiębiorcy jako płatnika składek do ZUS. Przedsiębiorca ma 7 dni od daty rejestracji firmy na zgłoszenie do ubezpieczeń ZUS, gdyż opłacanie ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego jest obowiązkowe. Do tego celu służy druk ZUS ZUA (ubezpieczenie społeczne i zdrowotne) lub ZUS ZZA (tylko składka zdrowotna).  Obecnie początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z pewnych ulg – pierwszą z nich jest tak zwana „ulga na start”. Przez pierwsze 6 miesięcy, liczone od dnia rozpoczęcia jednoosobowej działalności gospodarczej, przedsiębiorca płaci wyłącznie składkę zdrowotną. Po tym okresie nowy przedsiębiorca może skorzystać z drugiej ulgi – przez kolejne 24 miesięcy płaci ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, płacąc niższe składki na preferencyjnych zasadach. 

Powyższe ulgi nie przysługują przedsiębiorcom, którzy w okresie 60 miesięcy przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej prowadzili już inną działalność gospodarczą.

Po pierwszym roku działalności przedsiębiorcy, którzy osiągają niewielkie przychody mogą skorzystać z tzw. „Małego ZUS-u”. Z tej ulgi mogą skorzystać przedsiębiorcy, których roczny przychód nie przekroczy 120.000 zł.

Mimo, że konto firmowe jest obowiązkowe tylko dla płatników VAT lub gdy przedsiębiorca świadczy usługi dla innych firm, przy kwotach przekraczających 15000,00 zł brutto, warto otworzyć w banku konto firmowe. 

Przedsiębiorca powinien dobrze orientować się, co do bardzo wielu przepisów prawnych i podatkowych, wśród których osoba nie mająca dotychczas z nimi do czynienia może się łatwo pogubić. Warto więc przewidzieć wśród miesięcznych wydatków na prowadzenie działalności gospodarczej również pewną sumę na zatrudnienie osoby lub firmy, która zajęłaby się obsługą rachunkowo-prawną powstałej firmy. 

Podstawa prawna:
Ustawa Prawo przedsiębiorców 
Kodeks cywilny

Autorka: Beata Klimkiewicz